Verification of Payee (VoP): Empfängerüberprüfung ab Oktober 2025 Pflicht

Mit der EU-Verordnung (EU) 2024/886, Artikel 5c, führen Banken ab Oktober 2025 die sogenannte Empfängerüberprüfung („Verification of Payee“, kurz VoP) ein. Ziel dieser Neuerung ist es, den Namen des Zahlungsempfängers mit der IBAN abzugleichen, bevor SEPA-Überweisungen und Echtzeitüberweisungen ausgeführt werden.

Dadurch sollen betrügerische oder fehlgeleitete Zahlungen künftig deutlich reduziert werden.

In diesem Beitrag informieren wir Sie über die wichtigsten Änderungen, Handlungsempfehlungen und praktischen Tipps zur Vorbereitung.

Empfängerüberprüfung ab Oktober 2025 Pflicht

Was ändert sich?

• Ab dem 5. Oktober 2025 müssen Banken erste VoP-Prüfungen aktiv anbieten.

• Die gesetzliche Pflicht zur Einführung tritt am 9. Oktober 2025 in Kraft.

• Gilt für alle SEPA-Überweisungen und Echtzeitüberweisungen.

• Für SEPA-Basis- und Firmenlastschriften besteht keine VoP-Pflicht – bestehende Mandate bleiben unverändert.

Relevanz für Firmenkunden

Firmenkunden können entscheiden, ob sie die VoP-Prüfung bei Sammeldateien für SEPA-Überweisungen aktivieren (Opt-In) oder darauf verzichten (Opt-Out).Diese Einstellung erfolgt direkt in der jeweils genutzten Banking-Software (z. B. über EBICS-Auftragsarten) und ist nicht Bestandteil der SEPA-Datei (PAIN-Format).

Bitte beachten Sie:

• Ein aktiviertes VoP kann zu Verzögerungen bei Zahlungsausgängen führen, da Aufträge nach der Prüfung erneut freigegeben werden müssen.

• Auf der Zahlungseingangsseite sollten Sie Ihre Debitoren über die korrekte Schreibweise des Empfängernamens informieren, um fehlerhafte Zuordnungen („Close Match“ oder „No Match“) zu vermeiden.

Empfängerüberprüfung ab Oktober 2025 Pflicht

Handlungsempfehlungen

1. Stammdatenpflege

Vergleichen und aktualisieren Sie regelmäßig die Empfängernamen in Ihren Lieferantenstammdaten mit den bei Ihrer Bank hinterlegten Kontoinhaberangaben. Tipp: So minimieren Sie Fehlermeldungen bei der VoP-Prüfung.

2. Prozess Zahlungsausgang

• Opt-In: Steuern Sie die VoP-Abfrage über EBICS-Auftragsarten inkl. Verteilter Elektronischer Unterschrift (VEU) und passen Sie Ihre Freigabeprozesse an.

• Opt-Out: Keine Prozessänderung erforderlich – Haftung für Falschüberweisungen oder Abweichungen liegt jedoch beim Überweisenden.

3. Prozess Zahlungseingang

Informieren Sie Ihre Kunden über den exakten Kontoinhabernamen, damit Überweisungen ohne Verzögerung zugeordnet werden können. Ein Hinweis auf Rechnungen, Gutschriften oder Zahlungsavisen ist hier empfehlenswert. Praktische Tipps zur Umsetzung

1. Stammdatenpflege optimieren Regelmäßiger Abgleich Ihrer Lieferanten- und Debitorenstammdaten mit den Bankangaben verringert fehlerhafte Abgleiche.

2. VoP-Strategie festlegen Entscheiden Sie, ob Sie bei Sammelüberweisungen (EBICS) Opt-In oder Opt-Out wählen und definieren Sie Schwellenwerte für eine obligatorische VoP-Prüfung.

3. Banking-Software prüfen Stellen Sie sicher, dass Ihre eingesetzte Banking-Software für VoP geeignet ist und ggf. ein Update (EBICS-Auftragsarten) bereitsteht.

4. Ergebnis-Handling standardisieren Legen Sie verbindliche Freigaberegeln für Match, Close Match und No Match fest.

5. Kommunikation mit Geschäftspartnern Bitten Sie Ihre Partner, Ihnen den bei ihrer Bank registrierten Empfängernamen mitzuteilen, um Zahlungsfehler zu vermeiden.

6. Vertrags- und Haftungsprüfung Überprüfen Sie Ihre Vereinbarungen mit der Bank auf Opt-Out-Regelungen und Haftungsfragen, um im Fehlerfall abgesichert zu sein.

7. Schulung und Testläufe Schulen Sie Ihr Zahlungsverkehrsteam umfassend im Umgang mit VoP und führen Sie Pilotläufe vor dem Go-Live durch, um Prozessabbrüche rechtzeitig zu erkennen.Wenn Sie Fragen haben, was eine E-Rechnung ist, was Sie konkret unternehmen müssen oder auch welche Möglichkeiten sich für Sie ergeben, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

Fazit

Die Einführung der Verification of Payee (VoP) ist ein wichtiger Schritt zur Betrugsprävention im europäischen Zahlungsverkehr. Gleichzeitig bedeutet sie für Unternehmen, ihre Zahlungsprozesse, Stammdatenpflege und Kommunikation mit Geschäftspartnern rechtzeitig anzupassen.

Wir empfehlen, bereits jetzt mit den Vorbereitungen zu beginnen, um einen reibungslosen Übergang im Oktober 2025 sicherzustellen. Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

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