Wir verraten Ihnen unsere effektivsten Strategien fürs Home-Office!
Wir alle erleben momentan noch nie dagewesene, ungewisse Zeiten. Neben den persönlichen Einschränkungen stehen wir auch im Arbeitsleben vor völlig neuen Herausforderungen und Aufgaben. Wie lange dieser Zustand noch andauern wird, kann man momentan nur schwer erahnen. Auch das Ausmaß der Auswirkungen auf Wirtschaft und Unternehmen ist noch schwierig abzuschätzen.
Umso wichtiger ist es nun, dass wir uns auf die neuen Arbeitsumstände gut einstellen, Strategien für neue Zusammenarbeit entwickeln und die neuen Gegebenheiten als Chance nutzen!
Denn eines steht fest: Wir durchleben diese Krisenzeiten alle gemeinsam. Deshalb möchten wir Sie heute ermutigen, das Beste daraus zu machen und wir möchten unsere gewonnenen Erkenntnisse, Tipps und Strategien mit Ihnen teilen. Lassen Sie sich vom SHB-Team inspirieren und lesen Sie, wie wir Sie jetzt auch ganz individuell unterstützen können!
Essentielle interne Unternehmenskommunikation & Strategien aus dem Home-Office
Seit mehr als zwei Wochen arbeitet die SHB komplett aus dem Home-Office – und das klappt tatsächlich sehr gut! Natürlich haben wir als IT-Beratung auch schon vor der Corona-Krise die technischen Voraussetzungen für effektives Arbeiten aus dem Home-Office geschaffen. Viele unserer Berater nutzen das Arbeiten von zuhause bereits regelmäßig und haben sich somit mehr Flexibilität für ihren Alltag und die Vereinbarkeit zwischen Job und Familie geschaffen.
Das gesamte Team aus der Ferne oder über digitale Kanäle zu koordinieren, kann aber oft neue, ungeahnte Herausforderungen mit sich bringen. Dazu kommt noch, dass Kitas, Kindergärten und Schulen geschlossen sind. Also wollen die lieben Kleinen auch zuhause unterhalten und unterrichtet werden.
Wir haben für Sie unsere Erkenntnisse und Learnings aus intensiver Home-Office-Nutzung zusammengetragen. Im Folgenden möchten wir Ihnen wertvolle Tipps und Methoden mit an die Hand geben, damit auch Sie und Ihr Team effizient digital zusammenarbeiten:
1. Video first:
Versuchen Sie, sooft wie es geht bei Konferenzschaltungen mit Ihren Kollegen die Kamera einzuschalten. Mit fortschreitender Isolation ist das jetzt besonders wichtig! Bleiben Sie vor allem als Vorgesetzter nahbar und sichtbar und nutzen Sie die flexiblen Technologien von Microsoft Teams, Google Hang Out, Google Duo, GoTeamMeeting, Webex, Skype oder Zoom!
Visuelle Kommunikation beugt Missverständnissen vor: aus E-Mails ist es oft sehr schwer, Zwischentöne, Ironie oder Besorgnis herauszulesen. Am Telefon geht das schon besser, aber am transparentesten kommuniziert es sich einfach per Videocall!
Auch unseren Kunden bieten wir Videocalls, -Meetings und -Präsentationen an und bleiben so nach wie vor in persönlichem Kontakt.
2. Bleiben Sie in Kontakt:
Vor allem in der Position als Teamleitung oder Geschäftsführung geht es jetzt darum, sein Team noch mehr abzuholen. Bleiben Sie transparent, kommunizieren Sie in Teammeetings und Unternehmensmeetings jede Woche den neusten Stand der Dinge und bleiben Sie mit Ihren Team Kollegen eng in Kontakt.
Vor allem neuen Mitarbeitern, die beispielsweise Anfang März eingestellt worden sind oder im April anfangen, sollte jetzt auch ein Großteil Ihrer Aufmerksamkeit gelten. Bleiben Sie erreichbar und gehen Sie von sich aus auf die Neuen zu!
Die Integration ins Team aus der Ferne ist zwar schwerer, aber nicht unmöglich. So versuchen wir z.B. auch unseren neusten Berater über Microsoft Teams Schulungen mit an Bord zu holen. Der Vorteil: Auch Kollegen, die schon länger dabei sind, können sich einfach dazu schalten und ihr Wissen auffrischen!
3. Digital sozial
Nicht zu unterschätzen, ist auch die Wirkung von informellen Treffen und Events unter Kollegen! Der Plausch an der Kaffeemaschine, der Gruß auf dem Flur und der Austausch beim Mittagessen bleiben nun völlig aus. Per Videocall, Telefonanruf oder E-Mail geht es meist nur ums Business und berufliche Angelegenheiten. Dabei ist doch genau dieser zwischenmenschliche Austausch im Büro so enorm wichtig für Arbeitsmotivation, Moral und Stimmung.
Deshalb haben wir von SHB zusätzlich zu unseren wöchentlichen Updates von der Geschäftsführung auch das SHB Teams Feierabendbier eingeführt: Jeden Freitagabend trifft sich, wer möchte per Microsoft Teams zum gemeinsamen Ausklingen der Woche. Der Krug geht Reih‘ um und jeder erzählt ein bisschen aus seiner privaten Woche. So bleiben wir in Kontakt und fühlen uns in der Isolation weniger einsam und mehr gemeinsam!
4. Bewegung für Körper & Geist
Dass Home-Office per Definition nicht gerade förderlich für die Fitness vieler ist, ist sicherlich kein Geheimnis. Der tägliche Gang zur Arbeit, das Bewegen zwischen Büros und das Spazieren zum Imbiss in der Mittagspause fallen von heute auf morgen komplett weg. Wenn das Wetter nun auch kalt und nass ist, lockt nicht einmal mehr die Joggingrunde am Abend. Zusätzlich machen sich Nacken- und Rückenschmerzen zunehmend bemerkbar.
Und natürlich gibt es auch hier die digitale Abhilfe. Einfach Mal auf YouTube nach schauen! Beliebte Channels bei unseren Kollegen sind: Der Yogakanal für jedes Anliegen und ideal für Einsteiger: „Yoga with Adrienne“, die wissenschaftlichen Fitnessübungen für alt und jung „Formel Froböse“ von Prof. D. Ingo Froböse und der Yoga- und Fitnesskanal „Mady Morrison“.
SHB sportelt ganz individuell: Bei uns ist in dieser Woche unser „SHB goes Yoga“ Kurs mit Petra aus dem Marketing gestartet. Jeden Montag und Donnerstag zeigt sie uns in der Mittagspause, wie man in nur 30 Minuten und ohne Yoga-Vorkenntnisse, Verspannungen lösen kann, in Bewegung bleibt und, welche Übungen spezielle für Berater und Entwickler, die viel am Computer und am Telefon sitzen, geeignet sind. So bleiben wir fit und haben eine weitere Möglichkeit geschaffen, informell Kontakt miteinander aufzunehmen.
Unsere erprobten SHB Insidertipps für effizientes Arbeiten im Home-Office
Neben der internen Kommunikation gilt es natürlich auch, sich selbst einen bequemen und produktiven individuellen Arbeitsplatz zuhause zu schaffen.
Mit diesen 6 U-Boot-Regeln, die U-Boot Crews und Astronauten gleichermaßen umsetzen, sind wir bisher auch sehr gut gefahren: Probieren Sie’s doch auch einfach mal aus!
1. Routine
Versuchen Sie sich einen Wochenplan mit To Do’s für sich selbst und für Ihr Team aufzustellen und diesen auch einzuhalten. Fangen Sie jeden Tag zur selben Uhrzeit an zu arbeiten, halten Sie Kaffee- und Mittagspausen zu gewohnten Uhrzeiten ein und legen Sie Ihr Laptop auch bewusst zur Seite nach getaner Arbeit. Der Feierabend ist auch in Quarantäne wichtig.
Dasselbe können Sie auch auf Ihre Familie übertragen: Erstellen Sie einen Wochenplan mit festen Arbeitszeiten für die Eltern, Lern- und Spielzeiten für Ihre Kinder, aber auch Zeit für gemeinsame Erlebnisse wie Kochen, Vorlesen, Spazieren gehen, Brettspiele, etc. …
2. Ordnung
Auf engem Raum mit Partnern und Kindern ist es umso wichtiger, dass Sie darauf achten, ein aufgeräumtes Umfeld zu haben. Lassen Sie nichts herumliegen und schaffen Sie sich so auch Klarheit im Geist.
3. Bewegung
Egal, ob Heimtrainer, Online-Fitness oder Gartengymnastik: Wer in Bewegung bleibt, hält nicht nur den Körper fit, sondern auch den Geist. Das beste Mittel gegen Lagerkoller.
4. Freundlichkeit
Egal, ob mit Ihrer Familie zuhause oder mit Ihren Kollegen via E-Mail oder per Videocall: achten Sie auf einen freundlichen Umgangston. So banal es klingen mag: in Zeiten, in denen jeden Tag neue Hiobsbotschaften aus den Medien auf uns hereinprasseln und das Stresslevel sehr hoch ist, nicht immer einfach – aber umso wichtiger! Gerade jetzt müssen wir uns auf das besinnen, was wirklich wichtig ist: Ego und Hass beiseite und Solidarität und Zusammenhalt fördern!
5. Aufgaben & Verantwortung übernehmen
Bringen Sie sich in Ihrem Team ein und übernehmen Sie Aufgaben und Arbeiten von anderen Kollegen, die gerade überfordert sind, wenn Sie selbst Zeit haben. Wichtig dabei: machen Sie es als Selbstverständlichkeit! Man wird es Ihnen danken und sich bestimmt beim nächsten Mal gerne revanchieren.
6. Mindset: Wenn nicht jetzt, wann dann?
Versuchen Sie nicht nur, die Quarantäne als Belastung für sich selbst und Ihr Unternehmen zu sehen, sondern auch als Chance zu begreifen. Manche Projekte mögen jetzt zwar stillliegen, aber dafür haben Sie jetzt auch endlich Zeit für Projekte und To Do’s, die zwecks niedriger Dringlichkeit immer weiter zurück auf Ihrer Liste gerutscht sind.
Nutzen Sie, die gestoppten Produktionsbänder für die Einführung eines Softwareupdates, fahren Sie Tests und Planen Sie Prozesse neu. Jetzt bietet sich genau die Gelegenheit dazu!
Wir hoffen, wir haben Sie mit unseren Praxistipps etwas inspirieren können und Ihnen vielleicht sogar die ein oder andere Hilfestellung in diesen Krisenzeiten mit an die Hand geben können!
Das gesamte SHB-Team wünscht Ihnen viel Gesundheit, Kraft und Durchhaltevermögen!