• Rainer Weng

ERP-Systeme im Wandel der Zeit – Updateprojekte gestern und heute

ERP-Updateprojekte bisher

Ein wichtiges Thema im Zusammenhang mit der Implementierung und dem Betrieb von ERP-Systemen im Allgemeinen und Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Navision bzw. MS Dynamics NAV) im Besonderen ist auch das Thema Update der angepassten Kundenlösungen.

In der Vergangenheit gab es zwei wesentliche Gründe, die ERP-Lösung eines Kunden möglichst verantwortungsvoll und damit auch möglichst wenig anzupassen. Einerseits wurde ein System mit wachsender Anzahl individueller Programmierungen immer schwieriger im Handling für weitere Programmierungen sowie den täglichen Support.

Andererseits erhöhten viele Individualisierungen den Aufwand für den Releasewechsel einer angepassten Kundenlösung entsprechend. Dieser lag in der Regel fast in einer ähnlichen Größenordnung, wie für eine Neueinführung, auch weil im Laufe der Jahre meist noch jede Menge weiterer Modifikationen und Erweiterungen dazu gekommen waren – und das sowohl für den externen Kostenaufwand als auch für den internen Ressourceneinsatz mit entsprechend starker Bindung unternehmenskritischer Leistungsträger.




Ein einmal eingeführtes System lief früher durchschnittlich fünf bis sieben Jahre!

Das führte in der Praxis dazu, dass ein einmal eingeführtes System durchschnittlich für fünf bis sieben Jahre ohne weitere Aktualisierung verwendet wurde und in der Zeit allenfalls Änderungs- und Ergänzungswünsche seitens Endanwendern, Key-Usern und Geschäftsführung dazu kamen. Neuerungen, die in der Zwischenzeit in den Systemstandard eingeflossen waren, lagen oft jahrelang brach oder mussten gar individuell für den Anwender ergänzt werden, wenn diese für ihn wichtig waren. Gerade gegen Ende des Lebenszyklus‘ einer Kundenlösung musste häufig auch zu Workarounds und kostenintensiven technischen Kunstgriffen, wie einem Betrieb auf Terminalservern gegriffen werden, um den reibungslosen Betrieb in zwischenzeitlich modernisierter Hard- und Softwareumgebung gewährleisten zu können.

Das war sicher kein idealer Zustand, aber entsprach eben dem Stand der Dinge.

ERP-(Update)projekte bisher:

  • Umfassende Spezifikation

  • Realisierung

  • Datenübernahme, Schulung, Tests

  • Echtstart

  • Einführungsunterstützung

  • Betrieb i.d.R. ohne wesentliche Änderungen 5-7a

  • Anschließend ähnlicher Prozess (Update / Redesign)

  • Aufwand vergleichbar mit Neueinführung

  • Externe Kosten & interner Ressourceneinsatz

  • Key-User / Projektleiter wieder stark gebunden

  • Neuerungen liegen bis zum Releasewechsel brach

  • Nicht ideal, aber Stand der Dinge




ERP-Updateprojekte heute und künftig:

Der Wechsel von Microsoft Dynamics NAV auf Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) war auch diesbezüglich mit einem grundlegenden Paradigmenwechsel verbunden: Einerseits hat Microsoft seine Supportzyklen von fünf plus fünf Jahre für den Mainstream und Extended Support auf zwölf plus sechs Monate gekürzt. Damit ergibt sich für BC-Kunden nun die Notwendigkeit, ihre Lösungen viel regelmäßiger aktuell zu halten, um unter Wartung zu bleiben. Andererseits gibt es mit BC nun ganz neue Möglichkeiten, um mit erheblich reduziertem Aufwand regelmäßig (d.h. jährlich) aktuell zu bleiben. Durch die Umstellung der Entwicklungsumgebung von C/AL auf AL-Code und eine App-basierte Programmierung hat Microsoft die Voraussetzungen dafür geschaffen, mit einer individuellen Lösung quasi permanent aktuell zu sein. Wir von der SHB Business Solutions GmbH nennen dies das „SHB Continuous Update“. Mit der neuen Programmierweise wird seitens der Modulentwickler und Implementierer nicht mehr, wie in der Vergangenheit üblich, im Code angepasst, in dem auch Microsoft entwickelt hat. Anpassungen werden nun vielmehr über sogenannte Events (Ereignisse) als eigene gekapselte Extensions programmiert und kommen somit dem Standardcode nicht mehr „in die Quere“. Damit sind mit BC die Voraussetzungen geschaffen für die Vision, quasi immer aktuell zu sein, ohne dabei regelmäßig einen Kraftakt vollführen zu müssen. (Diese Vision wird nun für SHB- und BC-Kunden Wirklichkeit)

  • Supportzyklen ab Microsoft Dynamics 365 Business Central 18 Monate

  • Somit kürzere Updatezyklen obligatorisch, um unter Wartung zu bleiben

  • Mit MS Dynamics 365 Business Central neue Möglichkeiten

  • Erheblich bessere Releasefähigkeit durch AL-Code & App-Programmierung

  • Voraussetzungen für Vision, quasi permanent aktuell zu sein

  • Ohne regelmäßigen Kraftakt




Was steckt dahinter?

Mit dem SHB Continuous Update verfügen BC-Kunden immer über eine jahresaktuelle, auf ihre Bedürfnisse angepasste Lösung. Dabei ist es in erster Linie Aufgabe des Implementierungspartners das individualisierte System aktuell zu halten. Eine Mitwirkung des Kunden ist nur in geringem Umfang und dann primär auf technischer Ebene erforderlich. Gegen eine kalkulierbare Pauschale ist es unsere Aufgabe als Partner, die Lösung samt aller Anpassungen jährlich hochzuziehen und die Mitarbeiter des Kunden im Rahmen kurzer „What’s New-Schulungen“ auf dem aktuellen Stand zu halten.

  • Immer jahresaktuelles Dynamics 365 Business Central

  • SHB Aufgabe, Lösung aktuell zu halten

  • Geringe Kundenmitwirkung erforderlich

  • Jährliches Hochziehen der Lösung durch SHB

  • What‘s new Schulung für Ihre Mitarbeiter

  • Kalkulierbare Pauschale

Was kostet das Ganze?

Das Ganze läuft für den Kunden unabhängig vom tatsächlichen Aufwand ab, den der Partner für das Hochziehen hat. Gemäß dem Versicherungsprinzip profitiert mal mehr der Partner und mal mehr der Kunde, aber unter dem Strich profitieren beide, da das Ganze pauschal, planbar und günstiger als bisher wird.

  • Ziel: Günstiger als bisher

  • Unabhängig vom tatsächlichen Aufwand – pauschal & planbar

  • Vgl. Versicherung

Was haben Sie davon?

Für die Kunden ergeben sich daraus eine ganze Reihe von Vorteilen: Die eingesetzten, individuell angepassten Lösungen sind jährlich aktuell. Es werden erheblich weniger oder keine Ergänzungen mehr erforderlich, um Restriktionen zu umgehen, die sich aus der Verwendung veralteter Releases ergeben. Der immer größer werdende Kostenblock, der sich bisher mit zunehmender Entfernung vom aktuellen Release des Systemstandards für einen Releasewechsel aufgebaut hat, gehört nun der Vergangenheit an. Zudem vermeiden alle Beteiligten die bisher auch für Releasewechsel angesetzten Projektrisiken.

Gleichzeitig werden die Migration auf den neuesten Systemstand und Prozessoptimierungen entkoppelt, da Anpassungen auch noch gegen Ende eines Releases ökonomisch sinnvoll umgesetzt werden können. Somit können Individualisierungen und Ergänzungen immer genau dann umgesetzt werden, wann diese benötigt werden, ohne Rücksicht auf den aktuellen Systemstand und bevorstehende Releasewechsel.

Damit wird es einfacher, neuen gesetzlichen Anforderungen zeitnah und ohne aufwändige eigene Programmierungen nachzukommen, da diese für die aktuellen Systemversionen häufig vom Hersteller oder Partner bereitgestellt werden oder vom Partner für eine größere Anzahl von Systemen im selben Releasestand umgesetzt werden können.

Der Kraftakt, den Keyuser und Projektleiter bisher alle paar Jahre für einen großen Releasewechsel vollziehen mussten, gehört der Vergangenheit an. Die Leistungsträger der Unternehmen können sich künftig auf wirklich wertschöpfende Aufgaben fokussieren. Gleichzeitig sind die Kunden mit dem Continuous Update näher an der jeweils aktuellsten Systemversion und damit mehr am Puls der Zeit. BC-Kunden sichern sich einen erheblichen Vorsprung vor dem Wettbewerb und können mit einer aktuellen Lösung viel einfacher und ohne technische Workarounds Partnermodule und Drittsysteme anbinden.

Gerade in Zeiten von KI, IoT und Industrie 4.0 sind dies ganz wesentliche Wettbewerbsfaktoren.

  • Jährlich aktuell

  • Weniger Ergänzungen, um Restriktionen alter Releases zu umgehen

  • Kein großer Kostenblock für Releasewechsel

  • Kunde vermeidet Projektrisiko

  • Entkoppelung von Releasewechsel & Prozessoptimierung

  • Anpassungen auch noch gegen Releaseende sinnvoll

  • Neue gesetzliche Anforderungen leichter umsetzbar, z.B. MWSt. Umstellung

  • Kein Kraftakt für Keyuser / Projektleiter

  • Neuerungen der Basissoftware schneller nutzen

  • Mehr am Puls der Zeit

  • Vorsprung vor Wettbewerb

  • Wichtig in Zeiten von KI, IoT und Industrie 4.0




Zusammenfassend

  • Neuerungen in Business Central schneller nutzbar

  • Keine regelmäßigen Riesenprojekte für Releasewechsel mehr

  • Das Ganze zum Fixpreis

  • Sehr überschaubarer eigener Aufwand

Sie sind immer funktional & technisch aktuell & sichern sich so einen Vorsprung vor Ihrem Wettbewerb!

Mit herzlichen Grüßen aus Ottobrunn Rainer Weng

Zum Autor: Rainer Weng

Seit 15 Jahren berät SHB Mittelständler bei der Einführung und Erweiterung von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Rainer Weng, ist nicht nur Gründungsmitglied, sondern auch seit je her Vertriebsleiter Süd. Dabei steht für Rainer und seine Vertriebscrew vor allem der Mensch im Vordergrund, ob auf Kundenseite oder im Team: „Wir sind ERP-Berater aus Leidenschaft und kümmern uns um Sie und um Ihr Unternehmen!“




SHB Business Solutions Wir sorgen dafür, dass ERP bei Ihnen läuft: Wir unterstützen Sie bei der Anpassung, Einführung und Schulung von Microsoft Dynamics 365 Business Central und geben Ihnen darüber hinaus jederzeit Support.

Wir sind mehr als nur Implementierungspartner: Wir sind Ratgeber, Troubleshooter und Wegweiser. Darauf können Sie sich verlassen!


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