Interview mit Gepp's Gründer & Geschäftsführender Gesellschafter, Dr. Alexander Gepp
Das Unternehmen:
Gepp’s. Die Saucenmacher –
Aus Gutem das Besondere machen.
Dr. Alexander Gepp und Roja Gepp sind die Saucenmacher. 2012 gründeten sie gemeinsam ihr Feinkostunternehmen inspiriert von einer Reise nach Kenia, mit dem Koffer voller Ideen und Geschmackseindrücken.
Ihre Vision: Die Liebe zu gutem Essen und hausgemachten Saucenspezialitäten mit der Welt zu teilen. Denn bisher fehlte es den beiden an guten Produkten mit spannenden Zutatenkombinationen und vor allem an sauberen Zutatenlisten, die jedem Essen schnell und einfach das gewisse Extra geben. Gemeinsam mit befreundeten Manufakturen wurde dann begonnen, eigene Produkte zu entwickeln. Heute überrascht Gepp’s nicht nur mit spannenden Saucen-Kreationen, die Produktpalette reicht mittlerweile von Essigen, Ölen, Gewürzen und Dips über Pasta, Pesto und Antipasti bis hin zu Likören.
Der gesamte Wertschöpfungsprozess liegt in der Hand des Unternehmens. Dadurch ist Gepp’s unabhängig vom Einzelhandel und kann hohe Margen erzielen.
2020 zählt Gepp’s in Deutschland 33 Filialen in Spitzenlage in gut frequentierten Innenstädten und Einkaufszentren. Außerdem sind die Gepp’s Produkte im Einzel-/ Fachhandel zu finden sowie im eigenen Online-Shop oder bei Amazon.
Dr. Gepp, seit wann ist Microsoft Dynamics NAV bei Gepp‘s im Einsatz?
Microsoft Dynamics NAV ist bei uns seit 2014 im Einsatz, seit 2016 betreut uns SHB Business Solutions als ERP-Partner.
Welche speziellen Anforderungen hat die Gepp’s GmbH an ihr ERP-System?
Arbeit mit Chargen: Die Gepp’s Produkte werden in Chargen geliefert mit unterschiedlichem Mindesthaltbarkeitsdatum.
Vielzahl an Verkaufsartikeln: Unser Sortiment ist groß und beinhaltet viele verschiedene Lebensmittelkategorien: Saucen, Essige, Öle, Gewürze, Dips, Pasta, Pesto, Antipasti, Likören, u.v.m.
Saisonartikel: Die Gepp’s Produkte sind oft auch saisonal. (Wir produzieren spezielle Sorten für Weihnachten, Ostern, Muttertag, Grillsaison, etc.)
Lieferung von großen Mengen: Wir liefern große Abnahmemengen an Firmenkunden und Wiederverkäufer (Lebensmittel-Einzelhandel bis Fachhandel) sowie an Lizenznehmer.
Montageartikel: Wir beziehen viele Montageartikel, die in Zentrallagern, in externen Lagern, von Behindertenwerkstätten aber auch in den Filialen gefertigt werden.
Unser gemeinsames ERP-Projekt:
Unser Betreuungsprojekt läuft bereits seit 2016. Initial ging es um die Anbindung unseres ERP-Systems, Microsoft Dynamics NAV 2017 an unseren Webshop und an unser Filialkassen-System. Ziel war es, zu Beginn die Lagerhaltung und Lagerführung des Zentrallagers zu optimieren und die Chargenverfolgung einzuführen.
Im Dezember 2017 wurde unser Webshop vom SHB-Team an Microsoft Dynamics NAV angebunden. SHB hat die DHL-Schnittstelle soweit eingerichtet, dass auf dem Lieferschein nun auch der Trackingcode enthalten war. Dadurch konnten wir wesentliche Optimierungen im Logistikprozess erzielen. Wir haben auf unser neues Hochregallager umgestellt, eine Pick-Ebene eingeführt und unseren Kommissionierprozess teilautomatisiert.
Außerdem haben wir zusammen mit SHB Business Solutions unser altes Kassensystem abgelöst und eine neue Kassenreplikation an Microsoft Dynamics NAV angebunden. Unsere People Counter (Besucherzähler) schreiben über eine Schnittstelle ebenfalls direkt in unser ERP-System.
Wir sind zunächst mit einer rudimentären Prozessoptimierung gestartet. Über die Jahre haben wir dann gemeinsam mit dem SHB-Team weitere Kernprozesse in Microsoft Dynamics NAV integriert und angepasst. Heute führen wir selbst Nährwerttabellen in Microsoft Dynamics NAV und fakturieren über Microsoft Dynamics NAV auf allen Vertriebskanälen bis hin zur Rechnungsstellung. Ein großer Meilenstein war zudem, dass die Inventur in Filialen und Zentrallagern ERP-gestützt durchgeführt wird.
So erlebt Gepp’s die Coronakrise bisher (von März – Juni 2020):
Die Coronakrise hat zunächst unser Hauptgeschäft im Einzelhandel stark getroffen: Alle Filialen in den deutschen Innenstädten und Einkaufszentren wurden von März bis Mai 2020 aufgrund der landesweiten Ausgangsbeschränkung zur Eindämmung der Corona-Pandemie geschlossen. Die Wiedereröffnung der Einkaufszentren erfolgte deutschlandweit sukzessive Anfang bis Mitte Mai. Unser stationäres Umsatzniveau ist allerdings momentan immer noch nicht auf derselben Höhe wie vor der Coronakrise.
Gleichzeitig konnten wir aber einen sehr erfreulichen Anstieg der Umsätze im Online-Geschäft verzeichnen. Diese haben sich in der Krisenzeit um das Vier- bis Fünffache gesteigert und sind auch nach der Aufhebung der Ausgangsbeschränkung stabil geblieben. Unser Online-Geschäft ist seither stark gewachsen, das betrifft unseren Online-Shop sowie unsere Bestellungen über Amazon.de.
Amazon als Umsatzkanal haben wir vor einem Jahr etabliert. Eigens dafür haben wir ein neues Sortiment entwickelt und sehen uns nicht zuletzt durch die Effekte der Coronakrise bestärkt darin, unsere Online-Kanäle weiter auszubauen! Seitdem sind wir online stark gewachsen und sehen darin noch viel Potential. In Zukunft werden wir auch zusammen mit SHB eine Schnittstelle zwischen Amazon und Microsoft Dynamics NAV einrichten.
Der Umsatzsteuersenkung ab 1. Juli 2020 blicken wir entspannt entgegen, denn einer der großen Vorteile des Microsoft ERP-Systems ist es, Steuersatzänderung vergleichbar einfach und schnell realisieren zu können.
Weiterhin stehen uns bis 2021 noch fünf neue Filialeröffnung bevor, auf die wir uns sehr freuen.
So unterstützt das SHB-Team Gepp’s in der Coronakrise:
Für uns gab es in der Krisenzeit genau zwei Möglichkeiten: entweder die gesamten IT-Bemühungen zu stoppen oder die Option, jetzt erst recht loszulegen! Wir haben uns für Letzteres entschieden und haben in der Zeit der Filialschließung die freien Kapazitäten bei SHB genutzt:
Zusammen mit SHB haben wir unser Lager auf Hochregale umgestellt und zeitgleich unseren Online-Shop optimiert. Die Lager-Umstellung beinhaltete vor allem die Restrukturierung und das Anlegen neuer Lagerorte. Außerdem hatten wir Zeit zur Optimierung der Lagerprozesse und der Lagerverwaltung, zur Anpassung des Lagers an die gewachsenen Strukturen und zur Lagervergrößerung mit neuer Halle und einer entsprechenden Abbildung aller Änderungen in Microsoft Dynamics NAV.
Außerdem gab uns der Stillstand im stationären Handel die Möglichkeit, die Einführung eines neuen Kassensystems in Ruhe anzugehen. Wir konnten uns besser als im regulären Betrieb auf die Umstellung vorbereiten. Zur Wiedereröffnung der Einkaufszentren und Einkaufsstraßen im Mai 2020 konnten wir unsere neuen Kassensysteme dann gleich einsetzen.
Unsere größten gemeinsamen Erfolge in der Coronakrise:
Durch das hohe Auftragseinkommen aus dem Online-Geschäft haben wir erkannt, dass unser ERP-System in der damaligen Version an seine Grenzen gestoßen ist und dass Optimierungsbedarf besteht: Das SHB-Team nahm dies zum Anlass, um unseren Kommissionier-Prozess vom Ausdrucken des Pick-Scheins über das Verpacken des Online-Shop-Pakets bis hin zum Ausdrucken des Lieferscheins zu optimieren.
Dadurch konnten wir 3-4 Minuten pro Auftrag einsparen! Bei einer Auftragslage von ca. 100 Auftragseingängen pro Tag während der Coronakrise war das eine signifikante Effektivitätssteigerung und hat uns jetzt schon optimal auf das nächste Weihnachtsgeschäft vorbereitet.
Für den Fall, dass die Mindestbestände unseres Online-Lagers unterschritten werden, hat SHB Business Solutions Prozesse eingeführt, die automatisch entsprechende Umlagerungsaufträge zum Auffüllen aus unserem Hauptlager anlegen.
Herr Dr. Alexander Gepp, was waren für Sie die größten Errungenschaften, die durch das gemeinsame Projekt erzielt werden konnten?
Effizienzverbesserung
Prozesskostenoptimierung
Prozesskostenreduzierung
Aufbau eines Produkt-Informationssystems in Microsoft Dynamics NAV (Gewicht, EAN-Code, Nährwert-Angaben, Allergene, Referenzmengen, Artikelnummern, …)
Was erwarten Sie von Ihrem ERP-Partner?
Von einem ERP-Partner erwarte ich generell kompetente Beratung, Verlässlichkeit, eine gute Erreichbarkeit, wenn Dinge dringlich sind und eine hohe Problemlösungskompetenz.
Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden und warum haben Sie sich für SHB Business Solutions entschieden?
Auf SHB Business Solutions sind wir durch die Website (www.shb-bs.com) auf der Suche nach neuen Partnern aufmerksam geworden. Danach hat mich schließlich das Erstgespräch vor Ort überzeugt. Das SHB-Team ging auf Problem- und Fragestellungen ein und bewies auch, dass es bereits Erfahrung in der Bearbeitung unserer konkreten Anliegen hatte.
Wie erleben Sie die Zusammenarbeit mit dem SHB-Team?
Die Zusammenarbeit mit dem SHB-Team ist sehr professionell, stets kompetent und verlässlich.
Was verbindet die Firma Gepp’s und die SHB Business Solutions?
Uns verbindet eine langjährige Partnerschaft auf Augenhöhe, gepaart mit einem vertrauensvollen Umgang.
Was haben Sie von SHB gelernt?
Wir haben von SHB gelernt, sich immer wieder die Komplexität und Abhängigkeiten der Prozesse im ERP-System vor Augen zu führen und diese zu verstehen, bevor Änderungen angestoßen werden. Unser SHB-Berater-Team zeigt uns bei neuen Anliegen immer erst einmal verständlich die Hintergründe auf. Mit dieser Grundlage können wir dann besser entscheiden.
Würden Sie uns weiterempfehlen?
Ja, ganz klar! SHB Business Solutions ist ein langjähriger Partner, auf den Verlass ist und der einen guten Job leistet.
Mehr Infos zu Gepp's und alle leckeren Feinkostprodukte finden Sie hier: