Interview mit Johanna und Veronika Kamm, Geschäftsleitende Huber Technik GmbH & Co. KG, Gummierzeugnisse und Fördersysteme
Das Unternehmen
Seit fast einem Jahrhundert liefern wir, das Familienunternehmen Huber Technik aus Erding, qualitativ hochwertige Produkte aus den beiden Firmen-Bereichen Fördersysteme und Gummierzeugnisse nach Bayern, Deutschland und in die ganze Welt. Als vierte Generation des Unternehmens dürfen wir uns unter anderem mit dem Thema Digitalisierungsstrategie beschäftigen.
Welche speziellen Anforderungen hat Ihr Unternehmens an ein ERP-System?
All unsere Produkte sind Unikate bzw. Produkte, die nach Kundenwunsch gefertigt
werden. Bei uns gibt es keine Ware von der Stange und auch keine Massenfertigung.
Das ist eine wichtige Anforderung: ein ERP System zu finden bzw. passgenaue Prozessabläufe zu programmieren, die auch bei Stückzahl 1 einfach und benutzerfreundlich funktionieren. Wie das geklappt hat, lesen Sie in dieser Microsoft Business Central Erfolgsstory.
Wie war die Ausgangslage vor der ERP/DMS-Einführung: welche Probleme oder
Hürden gab es, zu deren Lösung ein ERP/DMS beitragen sollte?
Wir setzen seit 2002 NAV ein, damals fiel die Entscheidung auf NAV, weil wir zunächst ein Tool für die Finanzbuchhaltung brauchten. Viele Jahre wurde das System ausschließlich für die Finanzbuchhaltung verwendet, später wurden dann der Gummibereich und dessen Produktionsplanung mit angeschlossen. Aktuell arbeiten wir daran, weitere Firmenbereiche, Maschinen und Prozesse in das System zu integrieren. Wir erhoffen uns davon, dass wir transparentere und reibungslosere Abläufe schaffen.
Insbesondere auch mit der Implementierung des DMS, wobei die Ausgangslage der
Einführung eine etwas andere ist: Beim Thema DMS geht’s bei uns primär um die
Papierlosigkeit und dem „Mit-der-Zeit-gehen“. Wir wollten unsere Prozesse so
optimieren, dass auch wirklich alle Verwaltungsarbeiten auch aus dem Homeoffice
möglich sind. Und natürlich ist für uns auch ein revisionistischerer Ablageprozess
essenziell.
Welche Version des Microsoft ERP-Systems ist bei Ihnen im Einsatz und seit
wann?
Wir verwenden inzwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central, haben aber mit einer der ersten Versionen 2002 gestartet.
Warum fiel Ihre Entscheidung auf Business Central/ SHB Business Solutions in
Kombination mit DocuWare/ Steigauf?
2019 waren wir auf der Suche nach einem neuen Business Central-Betreuer, der uns in den größeren Vorhaben mit ausreichend Wissen aus unterschiedlichen Abteilungen voranbringen kann. Die Empfehlung für die SHB Business Solutions haben wir von einem langjährigen Kunden von uns bekommen, der ebenfalls von SHB betreut wird.
Bei der Suche nach einem geeigneten DMS haben wir uns relativ schnell auf Docuware festgelegt, da uns das chaotische Ablagesystem am sinnvollsten erschien. Nachdem uns von Anfang an klar war, dass es auch eine Schnittstelle zwischen Business Central und Docuware geben müssen wird, ist die Entscheidung, aufgrund der Empfehlung von SHB, relativ schnell für Steigauf gefallen. Die Tatsache, dass die Schnittstelle bei Steigauf im Haus programmiert wurde, hörte sich sehr interessant an.
So verlief unser gemeinsames Projekt: Microsoft Business Central Erfolgsstrory und Docuware
Da es inzwischen schon einige gemeinsame Projekte gab, berichte ich kurz von
unserem ersten Projekt mit SHB: Ziel war es, von einer Uralt-Version, die selten
upgedatet wurde, auf die 2019 aktuellste, webbasierte Version umzustellen. In diesem Zuge sollte auch unser auf die Firma angepasster Kontenplan auf ein Standard-Kontenschema umgestellt werden. Das Projekt dauerte ca. ein Jahr, wobei in diesem Schritt auch viele produktionstechnische Themen bearbeitet wurden, wie z.B. das Thema digitale Maschinenbelegung.
Docuware: Wir haben inzwischen schon mehrere gemeinsame Projekte durchgeführt und sind auch immer noch nicht am Ende unserer Zusammenarbeit, geschweige denn unserer gemeinsamen Projekte.
Unser erstes Projekt war aber die Digitalisierung unseres Eingangsrechnungsprozesses. Dieser Prozess ist wohl häufig der erste Prozess, der durch das DMS digitalisiert wird. Mit der Umsetzung haben wir im Februar 2022 begonnen. Durch ein paar Startschwierigkeiten konnten wir leider mit der Testphase erst im November 2022 beginnen. Unser Ziel war es, dass wir zum Jahreswechsel 2022/2023 einen sauberen Cut machen können und von physischen Ordnern auf die digitale Ablage der Eingangsrechnungen umstellen können und das ist auch geglückt! Wir haben im November und Dezember intensiv getestet und in enger Zusammenarbeit mit der Firma Steigauf optimiert und sind ins neue Jahr mit einem problemlos funktionierenden System gestartet.
Was waren die größten Errungenschaften, die durch das gemeinsame Projekt
erzielt werden konnten und wie schnell traten diese auf?
Business Central: Es gibt viele große Errungenschaften, die eingetreten sind, auch wenn sie teilweise erst mit der Zeit als positive Veränderung wahrgenommen werden. Beispiel ist die Bestandsführung von Artikeln und die daraus resultierende Inventur „auf Knopfdruck“.
Docuware: Die größten Errungenschaften ist sicherlich die Zeit- und
Ressourcenersparnis. Die per Mail eingehenden Rechnungen müssen nicht mehr
ausgedruckt werden. Es gibt keine Postmappe mehr, die nicht weitergegeben wird, wenn die zuständige Person nicht im Haus ist. Und die Arbeiten, die rund um den
Eingangsrechnungsprozess anfallen (Ablage, Freigabe etc.) können von allen Beteiligten von überall aus (auch aus dem Homeoffice) erledigt werden. Diese positiven Punkte haben wir ab dem Zeitpunkt gespürt, ab dem wir mit dem DMS live gegangen sind.
Wie erleben Sie die Zusammenarbeit mit dem SHB- und Steigauf-Team?
SHB: mit Herrn Kramer und Herrn Meissner haben wir zwei Top-Betreuer, die sich tief in unsere Materie hineindenken, die auf unsere individuellen Anforderungen eingehen und gleichzeitig versuchen, so nah wie möglich am Standard zu bleiben. Das ist oft gar nicht so leicht. Mit der Zusammenarbeit sind wir rundum zufrieden. Auch die Kundentage, die von Herrn Rottmann mit Team organisiert werden, sind immer eine Bereicherung für uns.
Steigauf: Mit der Firma Steigauf haben wir einen kompetenten Partner an der Seite, der mit uns gemeinsam versucht alle unsere Prozesse, aber auch unsere „Sonderwünsche“ so simpel wie möglich abzubilden. Wir stehen in regem Austausch miteinander, welche weiteren Prozesse wir durch das DMS digitalisieren können oder wie wir bestehende Prozesse noch weiter optimieren können. Wir sind der festen Überzeugung, dass wir für diese Projekte den richtigen Partner gewählt haben, und würden uns jederzeit wieder für die Firma Steigauf entscheiden.
Links:
Huber Technik: Fördersysteme und Gummierzeugnisse
Steigauf Docuware