SHB x NEWSTON | Eigenständige ERP- und CRM-Landschaft nach dem Carve-out – mit Business Central und Dynamics 365
Die NEWSTON Automated Solutions GmbH aus Neuenstein hat nach dem Carve-out aus dem ZEISS-Konzern innerhalb weniger Monate eine eigene CRM- und ERP-Landschaft aufgebaut. Gemeinsam mit SHB Business Solutions und Dynamics Consulting wurden SAP- und Excel-basierte Prozesse durch eine integrierte Microsoft-Dynamics-Plattform ersetzt. Das Ergebnis: ein durchgängiger Lead-to-Cash-Prozess, rund 50 % weniger Excel-Listen und eine Umsetzung im vorgegebenen Zeitplan.
Auf einen Blick
Unternehmen | NEWSTON Automated Solutions GmbH, entwickelt kundenspezifische Inline-Messsysteme für industrielle Anwendungen |
Branche | Industrielle Messtechnik / Automatisierungstechnik |
Standort | Neuenstein, Deutschland, mit drei internationalen Tochtergesellschaften |
Mitarbeitende | ca. 140 weltweit |
Lösung | Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Power BI |
SHB-Erweiterung | SHB4Projects |
Anwender:innen | rund 120 CRM-Anwender:innen weltweit, 25–30 Business-Central-Anwender:innen in Deutschland |
Projektpartner | SHB Business Solutions und Dynamics Consulting |
Ergebnisse | Carve-out im Zeitplan umgesetzt · durchgängiger Lead-to-Cash-Prozess · rund 50 % der Excel-Listen abgelöst |
Warum musste sich bei NEWSTON etwas ändern?
NEWSTON entwickelt und realisiert kundenspezifische Inline-Messsysteme, mit denen Industrieunternehmen weltweit ihre Qualitätssicherung und Prozesse optimieren. Nach dem Carve-out aus dem ZEISS-Konzern wurde das Unternehmen eigenständig neu aufgestellt: mit einer Gesellschaft in Deutschland, drei internationalen Tochtergesellschaften und rund 140 Mitarbeitenden.
Mit der Eigenständigkeit stand eine zentrale AufgERPabe fest. NEWSTON brauchte innerhalb weniger Monate eine eigene CRM- und ERP-Landschaft. Die bisherigen Abläufe waren auf mehrere Systeme verteilt und zum Teil Excel-basiert. Medienbrüche, doppelte Datenpflege und fehlende Transparenz über Kunden-, Projekt- und Auftragsdaten erschwerten die tägliche Arbeit. Vor allem fehlte eine saubere Auswertung der Projekte.
Was musste die neue Lösung leisten?
Als Anbieter kundenspezifischer Messsysteme arbeitet NEWSTON projektorientiert. Die neue Plattform musste deshalb:
einen durchgängigen Lead-to-Cash-Prozess abbilden, von der ersten Anfrage bis zur Rechnung
CRM und ERP eng miteinander verbinden
projektorientierte Geschäftsprozesse und das Projektmanagement unterstützen
Transparenz und belastbares Reporting schaffen
die relevanten Schnittstellen zwischen den Systemen abdecken
eine skalierbare Basis für weiteres Wachstum bieten
Warum hat sich NEWSTON für SHB entschieden?
Auf SHB aufmerksam wurde NEWSTON über einen Netzwerkpartner des Eigentümers, der SHB aufgrund guter Erfahrungen aus früheren Microsoft-Projekten empfohlen hatte.
Den Ausschlag gaben drei Punkte: die Erfahrung von SHB bei der Einführung von Business Central in projektorientierten Unternehmen, die fachliche Kompetenz und die praxisnahe Beratung. Ein weiterer Vorteil war, dass SHB und Dynamics Consulting sich bereits kannten und schon gemeinsame Projekte umgesetzt hatten.
„Wir erwarteten einen Partner, der unsere Prozesse versteht, uns fachlich kompetent berät und ein anspruchsvolles Transformationsprojekt zuverlässig begleitet. Diese Erwartungen wurden erfüllt.“ – Sebastian Hoffmann, Senior Teamlead IT-Services, NEWSTON Automated Solutions GmbH
Wie lief das Projekt ab?
Das Projekt startete im April 2025. Die größte Hürde war der Zeitrahmen: Mit dem Carve-out musste die komplette CRM- und ERP-Landschaft in wenigen Monaten stehen, während das Tagesgeschäft weiterlief. Umgesetzt wurde das Projekt gemeinsam von SHB Business Solutions und Dynamics Consulting.
Einführung der Plattform: Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Customer Service für Vertrieb und Service, Business Central mit SHB4Projects für Finanzen und Projektabwicklung
Datenmigration: Übernahme der Stamm- und Bewegungsdaten
Integration: Aufbau der Schnittstelle zwischen CRM und Business Central
Prozesse: Einführung standardisierter Vertriebs- und Projektprozesse
Schulungen: Anwenderschulungen für die Teams
Reporting: Einführung von Power-BI-Dashboards
„Die Zusammenarbeit war partnerschaftlich, lösungsorientiert und von hoher Fachkompetenz geprägt. Herausforderungen wurden offen adressiert und gemeinsam pragmatisch gelöst.“ – Sebastian Hoffmann
Was hat sich durch das Projekt verändert?
Der Carve-out wurde innerhalb des vorgegebenen Zeitplans umgesetzt. Heute arbeiten rund 120 CRM-Anwender:innen weltweit und 25–30 Business-Central-Anwender:innen in Deutschland auf einer gemeinsamen Plattform.
Durchgängiger Lead-to-Cash-Prozess: Von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnung laufen die Daten ohne Medienbruch durch. Weil CRM und Business Central verbunden sind, gibt es deutlich weniger Rückfragen zwischen den Fachbereichen.
Rund 50 % weniger Excel-Listen: Etwa die Hälfte der bisherigen Excel-Listen ist bereits abgelöst. Ziel ist, möglichst alle prozessrelevanten Tabellen in CRM und ERP zu überführen.
Einheitliche Angebote weltweit: Angebote folgen in allen Gesellschaften derselben Struktur.
Projekte im Griff: Über das CRM-Projektmodul und SHB4Projects in Business Central werden Projekte durchgängig gesteuert und sauber ausgewertet.
Besseres Reporting: Auswertungen sind schneller, transparenter und deutlich präziser.
„SHB hat wesentlich zum Projekterfolg beigetragen. Besonders überzeugt haben uns die fachliche Expertise, das Verständnis für projektorientierte Geschäftsprozesse sowie die partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe.“ – Sebastian Hoffmann
Sie stehen vor einer ähnlichen Entscheidung, etwa nach einem Carve-out oder weil Ihre Systeme an Grenzen stoßen? Wir schauen uns Ihre Anforderungen gemeinsam an.
Was andere Unternehmen aus dem Projekt lernen können
Fachbereiche früh einbinden. Vertrieb, Service, Projektleitung und Finanzen wissen am besten, wo heute Medienbrüche entstehen. Wer sie von Anfang an beteiligt, trifft früher die richtigen Entscheidungen und erhöht die Akzeptanz beim Go-live.
Klare Prioritäten setzen, gerade unter Zeitdruck. Bei einem Carve-out steht der Termin fest. Entscheidend ist, was zum Start zwingend laufen muss und was in einer zweiten Phase folgen kann. Bei NEWSTON wird die Ablösung der Excel-Listen zum Beispiel schrittweise fortgesetzt.
CRM und ERP als einen Prozess denken. Der größte Nutzen entsteht nicht im einzelnen System, sondern an der Schnittstelle: Wenn Angebot, Auftrag, Projekt und Rechnung auf denselben Daten beruhen, sinken Rückfragen und Projekte lassen sich sauber auswerten.
„Die frühzeitige Einbindung der Fachbereiche, klare Prioritäten und standardisierte Prozesse sind entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierung. Ebenso wichtig ist eine enge Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Implementierungspartner.“ – Sebastian Hoffmann
Über NEWSTON
Die NEWSTON Automated Solutions GmbH entwickelt und realisiert kundenspezifische Inline-Messsysteme für industrielle Anwendungen. Das Unternehmen mit Sitz in Neuenstein verbindet Engineering-Kompetenz, Innovationskraft und maßgeschneiderte Kundenlösungen. www.newston.com
Häufige Fragen zum Projekt
Welche Systeme hat NEWSTON eingeführt?
Microsoft Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Customer Service als CRM, Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP mit der SHB-Erweiterung SHB4Projects für die Projektabwicklung sowie Power BI für Dashboards.
Welche Systeme wurden abgelöst?
Bisherige SAP- und Excel-basierte Prozesse. Rund die Hälfte der Excel-Listen ist bereits ersetzt, weitere folgen schrittweise.
Wie sind CRM und ERP miteinander verbunden?
Über eine Schnittstelle zwischen Dynamics 365 und Business Central. Sie bildet die Grundlage für den durchgängigen Lead-to-Cash-Prozess.
Wurden bestehende Daten übernommen?
Ja, sowohl Stamm- als auch Bewegungsdaten wurden migriert.
Eignet sich Business Central für projektorientierte Unternehmen?
Ja. Mit SHB4Projects steuert NEWSTON Projekte in Business Central durchgängig und wertet sie sauber aus, verbunden mit dem Projektmodul im CRM.
Sie planen ein ähnliches Projekt?
Stefan Rottmann, SHB Vertriebsleiter, hat das Projekt bei NEWSTON begleitet und beantwortet Ihre Fragen in einem unverbindlichen Gespräch.
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